Práctica 2: Google Docs

Google Docs es una herramienta muy útil que permite crear distintos tipos de documentos, trabajar en ellos con otros usuarios en tiempo real y almacenar documentos y otros archivos.

Para empezar, hay que introducir Google Docs en GOOGLE y seleccionar la segunda opción:

Figura 1. Seleccionar la segunda opción

Se abrirá la pagina principal de Gmail,
 se introduce el Usuario y la Contraseña e
 Iniciar Sesión.

Figura 2. Usuario y Contraseña de Gmail

Una vez dentro, aparece en la parte superior izquierda 
la opción de CREAR y existen varias opciones:

• Crear documento
• Crear presentación
• Crear formulario
• Crear dibujo
• Crear tabla
• ....

- Nos vamos a centrar en Crear un Documento, que es el más utilizado. Para ello entraremos en Documento y redactaremos el trabajo que se quiera realizar. 

En la parte superior aparece una barra de herramientas, igual que en el Blog, donde podemos modificar a nuestro gusto el tipo y el formato de letra, el tamaño...como en cualquier documento de Word.

En la parte superior, arriba de la barra de herramientas que ya he comentado, aparece ARCHIVO 
 y dentro hay varias opciones:

• Cambiar nombres
• Crear una copia
• Ver historial de revisión En esta opción, aparece a la derecha una ventana donde podemos ver todas las modificaciones que se han echo del documento.
• Descargar Como (Figura 3)

Figura 3. Descargar como (Documento)

En esta opción, se puede descargar el documento realizado en varios formatos:

• Microsoft Word
• Opent Document
• PDF
• ...

- Otra de las opciones más utilizadas es la de Publicar en la Web, aparecerá una pantalla donde hay que  Iniciar la Publicación, y Aceptar. 

En la nueva pantalla que aparece, hay un código que debemos copiar y pegar en el Blog, exactamente en el gadget: HTML Javascript

- Otra opción es Configuración de página. Aquí podemos modificar la orientación de la página, el tamaño del papel, el color de la página, etc.

- Otra opción es la de Imprimir.

- Por último, otra opción es Enviar correo electrónico a los colaboradores, que es el mismo paso que el de Compartir, que explico a continuación.

Una vez acabado, hay que compartirlo para que otra persona pueda verlo o incluso editarlo. Para ello, en la parte superior derecha existe la opción de COMPARTIR.

Nos aparecerá esta pantalla y debemos darle a Cambiar.

Figura 4. Configuración de Compartir

 Al entrar en Cambiar, aparecerá esta otra pantalla donde habrá que:

• Hacerlo Público (primera opción)
• En Acceso, pondremos Puede Editar para que los usuarios con los que compartas el documento puedan modificar o aportar información al documento.
• Y por último GUARDAR.

Figura 5. Opciones de Acceso

Volverá a aparecer la pantalla anterior (Figura 3), y hay que escribir el gmail de las personas con la que se quiere compartir el documento, en la parte inferior de la pantalla, y darle a Puede Editar como hemos echo en el paso anterior.

Figura 6. Introducir Emails para Compartir

Una vez se han rellenado todas las opciones que se indican anteriormente, en la parte superior de la figura 5, se observa la opción de Enlace para compartir. Hay que copiar y pegar el enlace en el correo de la persona con la que queramos compartir el documento para poder compartirlo.

Para finalizar este paso, hay que darle a COMPARTIR Y GUARDAR y FIN en la siguiente pantalla que aparece.

También existe la opción de COMENTAR el documento, como aparece en la Figura 6 (para comentar debe estar compartido anteriormente).

Figura 7. Comentar el archivo

- Para crear una PRESENTACIÓN, volveremos a la pantalla principal donde aparece la opción de CREAR y buscaremos Presentación. Aparecerá automáticamente una pantalla para elegir el diseño de la presentación, y una vez elegido le damos a ACEPTAR.

La forma de crear una presentación es igual que crear un Power Point. En la parte superior hay una barra de herramientas con opciones para modificar el fondo, el diseño, el tema o la transición. También se puede insertar líneas, cuadros de textos, etc.

Una vez creada la presentación

para poder observar el resultado final, 

existe una opción junto a Compartir: Iniciar Presentación.

Para finalizar este paso, arriba de la barra de herramientas que he comentado anteriormente, aparece otra donde podemos observar opciones como:

• Insertar Tabla
• Formato
• Diapositiva
• Insertar (cuadro de texto, imagen, vídeo...)
• Ver
• Editar
• Archivo

Éste último nos ofrece varias opciones  como anteriormente he comentado en Documento.

Figura 8. Descargar como (Presentación)

- Para terminar, vamos a crear ahora un FORMULARIO, hay que volver a la pantalla principal y darle a CREAR y Formulario.
Aparecerá una pantalla para seleccionar el título del formulario y el tema (la plantilla), y una vez realizados estos pasos, aparecerá la pantalla de la Figura 9.

Figura 9. Formulario

Y una vez acabado este paso, pondremos OK 
y nos saldrá esta otra pagina donde tendremos 
que poner Enviar Formulario para finalizar.

Figura 10. Enviar Formulario

- Una vez enviado el formulario, a la parte superior aparece la siguiente opción de la Figura 11. Seleccionar destino a las respuestas, donde aparecerá otra pantalla y debemos poner que el destino sea: 
una nueva hoja de Excel e insertar el enlace en gmail.

Figura 11. Seleccionar destino de las respuestas

- Para poder ver todos los archivos que tenemos en Google Docs (documentos, presentaciones, formularios...), iremos a la pantalla principal (Figura 11)

Figura 12. Ver los archivos

Y para poder ver o modificar cualquier archivo, 

sólo hay que pinchar encima del archivo al que se quiera acceder.

AMPLIACIÓN

Para complementar mi explicación y ayudar visiblemente la información descrita, adjunto un enlace de un archivo que tiene la opción de descargar como PDF y que espero que sea útil. 
Considero que este programa es importante conocerlo porque facilita muchas opciones de trabajo en grupo a distancia, ademas de poder hacer muchos posibles archivos diferentes en el mismo sitio y una vez lo conoces, es sencillo de manejar y muy útil.

                          
                              Manual de Google Docs